Sok vállalkozás úgy gondolja, hogy egy CRM rendszer bevezetése csupán egy új szoftver telepítését jelenti. Valójában ennél jóval többről van szó. Egy CRM nemcsak egy program, hanem egy olyan eszköz, amely alapjaiban változtathatja meg az ügyfélkezelést, az értékesítést és a vállalat belső működését.

Éppen ezért fordul elő gyakran, hogy ugyanaz a CRM rendszer az egyik cégnél óriási sikert hoz, míg egy másik vállalkozás néhány hónap után teljesen felhagy a használatával.

A különbséget legtöbbször nem maga a szoftver jelenti, hanem a bevezetés módja.

Az alábbiakban bemutatjuk azt a tíz hibát, amelyeket a vállalkozások a leggyakrabban elkövetnek CRM bevezetés során, és azt is, hogyan lehet ezeket megelőzni.

Dr. Szabados Judit, CRM rendszer fejlesztő és oktató az alábbi 10 hibát emelte ki:

1. A CRM-et informatikai projektnek tekintik

Ez talán a leggyakoribb hiba.

Sokan úgy gondolják, hogy a CRM bevezetése kizárólag az informatikai részleg feladata.

Valójában a CRM elsősorban üzleti rendszer.

A siker kulcsa nem az, hogy milyen szerveren fut vagy milyen adatbázist használ, hanem hogy támogatja-e az értékesítési folyamatokat.

Mit érdemes tenni?

A projektet mindig az üzleti oldal vezesse, és csak ezt követően kapcsolódjon be az informatika.

Mi is pontosan a CRM? Megtudhatod ebből minden CRM kérdésre választ adó cikkből.

2. Nincsenek feltérképezve a folyamatok

Nagyon sok cég úgy kezd CRM-et keresni, hogy valójában saját maga sem tudja pontosan, hogyan működik.

Ha nincs dokumentálva:

1. hogyan érkezik egy érdeklődő,
2. hogyan készül egy ajánlat,
3. mikor történik az utánkövetés,
4. hogyan lesz egy érdeklődőből ügyfél,

akkor a CRM sem fog csodát tenni.

Egy rossz folyamat digitalizálása csak gyorsabban teszi rosszá a működést.

3. Csak az ár alapján választanak CRM rendszert

Sokan kizárólag azt nézik, hogy melyik rendszer a legolcsóbb.

Pedig a havi előfizetés csupán egy része a teljes költségnek.

Figyelembe kell venni például:

1. bevezetési díj;
2. oktatás;
3. integrációk;
4. egyedi fejlesztések;
5. támogatás;
6. licencbővítés.

Egy olcsó CRM hosszú távon akár többe is kerülhet, mint egy elsőre drágábbnak tűnő megoldás.

Általában egy egyedi fejlesztésű CRM hosszú távon lényegesen olcsóbb, mint egy sablonos CRM. Ráadásul vannak fejlesztők, akik 100% pénzvisszafizetési garanciát vállalnak egy ilyen CRM rendszer készítésére. Nem is kell messze menned ehhez, csak nézd meg ezt a szolgáltatást az XProjekten.

4. A munkatársakat kihagyják a döntésből

Az egyik legnagyobb hiba, amikor a vezetőség kiválaszt egy CRM rendszert anélkül, hogy megkérdezné azokat, akik nap mint nap használni fogják.

Ennek eredménye gyakran az, hogy a kollégák nem érzik magukénak a rendszert.

Végül visszatérnek az Excelhez.

A sikeres bevezetéshez érdemes már a tervezési fázisban bevonni:

1. értékesítőket;
2. ügyfélszolgálatot;
3. marketingeseket;
4. projektvezetőket.

5. Túl bonyolult rendszert vezetnek be

Egy CRM rendszernek egyszerűsítenie kell a munkát.

Ha egy ügyfél rögzítéséhez húsz mezőt kell kitölteni, akkor a kollégák előbb-utóbb megkerülik a rendszert.

A legjobb CRM nem az, amelyikben a legtöbb funkció van, hanem az, amelyiket valóban használják.

6. Elmarad az oktatás

Sok vállalkozás azt gondolja, hogy a CRM használata magától értetődő.

Ez ritkán igaz.

Ha a munkatársak nem értik, hogy miért vezetik be a rendszert, és hogyan könnyíti meg a munkájukat, akkor könnyen ellenállás alakulhat ki.

Egy jól felépített oktatás általában néhány óra alatt megtérül.

7. Rossz minőségű adatokat töltenek be

A CRM csak annyira jó, amennyire jó minőségű adatok találhatók benne.

Tipikus problémák:

1. duplikált ügyfelek;
2. hiányzó telefonszámok;
3. hibás e-mail címek;
4. elavult kapcsolattartók.

Érdemes még az importálás előtt adatot tisztítani.

8. Nem automatizálják a folyamatokat

Sokan a CRM-et csupán digitális ügyféllistának használják.

Pedig a valódi előny az automatizációban rejlik.

Automatikusan elindulhat például:

1. ajánlatküldés;
2. emlékeztető e-mail;
3. feladatkiosztás;
4. státuszváltás;
5. ügyfélértesítés;
6. számlázási folyamat.

Minél több ismétlődő feladatot vesz át a rendszer, annál nagyobb lesz a megtérülés.

9. Nincs kijelölt CRM felelős

Ez a hiba különösen gyakori középvállalatoknál.

Mindenki használja a rendszert.

De senki sem felel érte.

Nincs, aki:

1. kezelje a jogosultságokat;
2. figyelje az adatminőséget;
3. új automatizmusokat készítsen;
4. oktassa az új kollégákat.

Minden CRM projektnek szüksége van egy belső gazdára.

10. Nem a jövőre terveznek

Sok vállalkozás kizárólag a jelenlegi igényei alapján választ CRM rendszert.

Két év múlva azonban:

1. kétszer annyi ügyfél lesz;
2. új telephely nyílik;
3. webshop indul;
4. ERP kerül bevezetésre.

Ha a CRM ezt nem tudja követni, új rendszerre kell váltani.

Ez jelentős pluszköltséget jelenthet.

Érdemes már az első döntésnél figyelembe venni a vállalkozás várható fejlődését.

Hogyan lesz sikeres egy CRM bevezetése?

A sikeres CRM bevezetés nem a szoftver kiválasztásával kezdődik, hanem a vállalkozás működésének megismerésével.

A legjobb eredményt azok a cégek érik el, amelyek először feltérképezik a folyamataikat, meghatározzák a céljaikat, bevonják a munkatársakat, és csak ezután választanak rendszert. A CRM-et nem különálló informatikai projektként kezelik, hanem olyan üzleti eszközként, amely támogatja az értékesítést, az ügyfélkezelést és a napi munkát.

Ha pedig a működés jelentősen eltér a szabványos folyamatoktól, érdemes megvizsgálni, hogy egy egyedi fejlesztésű CRM hosszú távon nem jelent-e jobb befektetést, mint egy kész rendszer folyamatos testreszabása.

Összegzés

A CRM bevezetésének sikere ritkán múlik magán a szoftveren. Sokkal inkább azon, hogy a vállalkozás mennyire tudatosan készül fel a változásra. Egy jól kiválasztott és megfelelően bevezetett CRM rendszer nemcsak átláthatóbbá teszi az ügyfélkezelést, hanem csökkenti az adminisztrációt, gyorsítja az értékesítést és támogatja a vállalkozás növekedését.

A legnagyobb hibák többsége könnyen megelőzhető megfelelő tervezéssel, a munkatársak bevonásával és a folyamatok átgondolásával. Ha ezekre odafigyelünk, a CRM nem egyszerű költség lesz, hanem olyan befektetés, amely évekig segíti a vállalkozás fejlődését.

Amennyiben CRM rendszerre van szükséged válogass bátran az XProjekt fejlesztői között. Minden megrendelésre 100% pénzvisszafizetési garanciát vállalunk, mert 100%-ban megbízünk előszűrt szabadúszóink szakértelmében.

Ebben a cikkben, pedig teljesen elmélyülhetsz a CRM világában: https://xprojekt.hu/crm-rendszer