Virtuális asszisztens vagy új alkalmazott? Gondold át, mielőtt bővíted a csapatodat!

Cégvezetőként egyre több a feladatot, folyamatosan csúsznak a határidők, és nem veszed észre, hogy szinte egész napodat a stratégiai döntések helyett az adminisztrációval töltöd? Ilyenkor általában úgy van vele az ember, hogy ezt már nem bírja, ezért plusz alkalmazottat keres magának. Az új munkatárs felvétele kézenfekvő megoldásnak tűnik, de a vállalkozásnak nem biztos, hogy erre van szüksége. Egy virtuális asszisztens ugyanúgy leveheti a válladról a feladatok egy részét, anélkül, hogy egy új, teljes munkaidős pozíciót kellene finanszírozni. A döntés során azonban nem szabad kizárólag a költségeket összehasonlítani, hiszen legalább ennyire fontos a rugalmasság, a felelősségi kör, valamint a cég valódi igényei.

Virtuális asszisztens vagy új alkalmazott?

Amikor egy vállalkozásnak nincs elég kapacitása, akkor a vezetőnek el kell döntenie, hogyan biztosítja a további működéshez szükséges munkaerőt. Egy új alkalmazott felvétele bár hosszú távú megoldást jelenthet, de nem minden esetben van rá szükség. Nem minden feladat igényel állandó jelenlétet vagy teljes munkaidős foglalkoztatást.

Amikor például számlázás előkészítéséről van szó, vagy az ügyféladatokat kell rendszerezni, social media posztokat készíteni, akkor a kiszervezés is opció lehet. A virtuális asszisztens és az alkalmazott közötti választást elsősorban a cég működésétől és a vállalkozás igényeitől függ.

Ki az a virtuális asszisztens?

A virtuális asszisztens (VA), más néven távasszisztens olyan szakember, aki távolról végez adminisztratív, szervezési vagy akár speciális szakmai feladatokat egy cég számára. Dolgozhat egyéni vállalkozóként, rendszeres megbízással, valamint projekt alapon egyaránt. A szolgáltatási köre széles körű, hiszen lehet szó hagyományos asszisztenciáról, marketingről, valamint komplexebb projektmanagementről is.

Mit jelent az asszisztencia?

Egy asszisztens a mindennapi működést támogatja. Célja, hogy a vezetőnek és a munkatársaknak kevesebb időt kelljen az alap feladatokkal töltenie, ezáltal több figyelem jut az üzleti célokra, illetve a bevételt termelő tevékenységekre. De ez nem jelent egyszerű feladatvégzést, hiszen egy tapasztalt asszisztens képes önállóan szervezni a munkáját, követni a határidőket, emellett jelzi, ha valamilyen döntésre van szükség a vezetőség felől.

Mi a virtuális asszisztens munkája?

A virtuális asszisztens feladatait mindig az határozza meg, hogy a megbízónak milyen támogatásra van szüksége. Ez lehet adminisztratív jellegű munka, marketinges feladat, ügyfélkezelés, de akár projektkoordináció is.

Miért van egyre nagyobb szükség virtuális asszisztensekre?

Manapság a vállalkozásoknak egyre több digitális feladatot kell végezniük, de ez nem jelenti azt, hogy minden ilyen tevékenységhez új, teljes munkaidős alkalmazottra van szükség. A Központi Statisztikai Hivatal adatai szerint 2023-ban a foglalkoztatottak 7,3%-a dolgozott távmunkában, és igen hatékonyan végezték a mindennapi teendőiket. Ez is jól mutatja, hogy igenis van igény ezekre a lehetőségekre, és nincs hatással az otthoni munkavégzés a feladat minőségére sem.

A virtuális asszisztens feladatai

A virtuális asszisztens feladatai a vállalkozás igényeitől, valamint a szakember tapasztalatától függően jelentősen eltérhetnek. Nagyon fontos tehát, hogy még a megbízás előtt pontosan meghatározzuk, hogy mely feladatokat szeretnénk kiszervezni, és melyek azok, amelyek megmaradnak a belső munkatársak számára.

Adminisztráció és irodai háttérfeladatok

A klasszikus asszisztensi feladatok közé tartozik egyértelműen az adatrögzítés, a dokumentumok rendszerezése, a táblázatok kezelése, a naptárak egyeztetése, valamint a meetingek szervezése. A virtuális asszisztens lesz az továbbá, aki előkészíti az ajánlatokat, rendszerezi a beérkező e-maileket, illetve természetesen nyomon követi a fontos határidőket. Ezek a teendők önmagukban általában nem töltik ki a napi nyolc órát, mégis időt nyerhetünk vele, ha cégvezetőként kiszervezzük.

Ügyfélkommunikáció és kapcsolattartás

A megfelelő szakértelemmel rendelkező VA kezelheti a beérkező megkereséseket, egyeztetheti az időpontokat, frissítheti a CRM-rendszert, és kapcsolatot tarthat az ügyfelekkel. Fontos azonban, hogy már az elején tisztázzuk, milyen kérdésekre válaszolhat önállóan, és mikor kell jóváhagyást kérnie a vezetőtől. Vannak ugyanis érzékeny területek, egyedi ajánlatok és üzleti döntések, amelyek nem tartoznak az általános asszisztensi feladatkörbe.

Marketing- és tartalomkészítési támogatás

Egy marketinges tapasztalattal rendelkező VA képes arra, hogy ütemezze a social media posztokat, feltöltse a blogcikkeket, előkészítse a hírleveleket, illetve arra, hogy összegyűjtse a kampányok eredményeit, amit aztán bemutathat a vezető számára. Ez a cégek számára akkor lehet hasznos, ha rendszeres online jelenlétre van szükség, de maga a posztolás és a feltöltés nem igényel teljes munkaidős marketingest. A stratégiaalkotáshoz, valamint a kampányok kezeléséhez már szaktudás kell.

Projektmenedzsment és szervezési feladatok

A projektmenedzsment szintén egy olyan terület, ahol a virtuális asszisztens segítséget nyújthat. Ennek része lehet a feladatlisták készítése, frissítése, a határidők követése, a megbeszélések koordinálása, valamint a munkatársak, csapattagok közötti folyamatos kommunikáció segítése. Ez segíthet abban, hogy a vezető átlássa a folyamatokat.

Szakmai feladatok

A virtuális asszisztencia feladatkörébe tartozhat a webshop adminisztrációja, a termékadatok frissítése, a weboldalak tartalom kezelése, valamint a kimutatások készítése és a digitális rendszerek használata egyaránt. Egyes VA-k akár az AI-megoldások alkalmazásában is segíthetnek. De fontos, hogy amikor cégvezetőként asszisztenst keresünk, akkor ne konkrét feladatokból induljunk ki, hiszen nem minden távasszisztens rendelkezik ugyanolyan tapasztalattal, és nem minden tevékenységet lehet azonos feltételekkel kiszervezni.

Mikor jó döntés virtuális asszisztenst megbízni?

A szolgáltatás igénybevétele akkor lehet igazán előnyös, ha a vállalkozásnak plusz kapacitásra van szüksége, de nem feltétlenül van szükség nyolc órás munkavállalóra. Az, hogy VA kell-e, függ a feladatok gyakoriságától, valamint attól, hogy mennyi időt vesznek el a vezetőtől.

Ha nincs szükséged teljes munkaidős segítségre

Nem minden cégnek van ugyanannyi adminisztratív vagy marketinges feladata, ami kitöltene egy teljes munkaidős pozíciót. Ha például hetente néhány órában kell csak ügyféladatokat rendszerezni, hírleveleket előkészíteni, esetleg blogcikkeket feltölteni, akkor a VA remek megoldást jelenthet a teendők csökkentésében, mindezt úgy, hogy nem feleslegesen fizetünk meg egy alkalmazottat.

Ha időszakosan változik a munkamennyiség

Vannak olyan helyzetek, amikor a munka mennyisége nem állandó. Egy kampány, egy új szolgáltatás vagy termék bevezetése, a szezonális forgalom növekedése átmenetileg jelentős többletmunkát jelenthet. Ha azonban ez csak átmeneti, akkor nincs szükség a létszámbővítésre, a külsős szakember bevonása bőven elegendő lehet. Az viszont nem árt már az elején tisztázni, hogy mekkora kapacitással rendelkezik, és mennyi idővel korábban szükséges jelezni az igényt a munkájára.

Ha meghatározott szaktudást keresel

Előfordulhat, hogy nem általános segítségre, hanem egy konkrét feladat megoldására van szükség. Ilyen lehet egy CRM-rendszer rendbetétele, a webshop termékadataink frissítése, de akár még a hírlevélküldő rendszer kezelése is. Amennyiben a teendő nem igényel folyamatos belső jelenlétet, érdemes olyan VA-t keresni, aki már rendelkezik szükséges tapasztalattal. Ennek köszönhetően a cégnek nem kell új embert alkalmaznia és betanítással foglalkoznia.

Ha a vezető túl sok időt tölt operatív feladatokkal

Ha egy vezető naponta rendezgeti az e-mailjeit, időpontokat egyeztet, dokumentumokat keres vagy social media feladatokat végez, akkor kevesebb ideje marad az üzletfejlesztésre, valamint a stratégiai döntésekre. A cégvezetői feladatok kiszervezésének legnagyobb előnye tehát, hogy a döntéshozó másra fordíthatja ezt az időt. A VA megbízása azonban csak akkor hozhat eredményt, ha nemcsak a feladatok kerülnek átadásra, hanem meghatározzuk az elvárt eredményeket és az együttműködés kereteit is.

Mikor indokolt inkább új alkalmazott felvétele?

A virtuális asszisztencia nem minden helyzetben helyettesíthet egy állandó munkatársat. Vannak olyan munkakörök, ahol bizony szükség van a folyamatos jelenlétre, valamint a felelősségvállalásra.

Napi szintű jelenlét

Amikor egy feladatkor egész napos rendelkezésre állást, gyors reakciót és folyamatos együttműködést igényel, akkor indokolt lehet alkalmazottat felvenni. Egy ügyfélszolgálati munkatársat vagy egy olyan kollégát, akinek bizony folyamatosan ott kell lennie, nem feltétlenül képes helyettesíteni egy külsős freelancer. Itt mindig az lesz a döntő szempont, hogy a munka távolról is elvégezhető-e, és hogy milyen rendelkezésre állást kívánnak meg az adott feladatok.

A feladat szorosan összefonódik a cég működésével

Egyes munkakörök bizony mély vállalati ismeretet, rendszeres belső egyeztetést és szoros csapatmunkát igényelnek. Ha valakinek folyamatosan együtt kell működnie a munkatársakkal, részt kell vennie a döntésekben, akkor sokkal előnyösebb egy saját munkavállaló, mint egy szabadúszó.

Hosszú távú felelősséget kell egy kézben tartani

Előfordulhat, hogy egy munkakörben nemcsak feladatokat kell végrehajtani, hanem folyamatos döntéshozatalra és felelősségvállalásra is szükség van. Ilyenkor olyan szakember kell, aki hosszú távon is a vállalkozásért dolgozik. Ez azonban nem azt jelenti, hogy egy virtuális asszisztens ne vállalhatna felelősséget a munkájáért.

A feladatmennyiség tartósan kitölt egy teljes munkakört

Talán ez a legfontosabb tényező, hiszen, ha a feladatok mennyisége nem elég egy teljes állásra, akkor máris más szemmel kell nézni a kérdést. Ha viszont hónapról hónapra kiszámítható a mennyisége, és folyamatosan képes annyi feladatot biztosítani a dolgozó számára, amivel a nyolc órás állásában elboldogul, akkor az alkalmazotti foglalkoztatás sok esetben kecsegtetőbb lehet.

A költségek összehasonlítása

Amikor a virtuális asszisztens árait és a munkavállaló foglalkoztatási költségeit nézzük, akkor szintén felmerülhet a kérdés, hogy melyik éri meg jobban. Első ránézésre könnyen össze lehet őket vetni, azonban teljesen más összeget kell számolnunk egyik és másik esetében.

Mennyibe kerül egy virtuális asszisztens?

Egy virtuális asszisztens óradíj, havi díj, valamint projektalapú díjazás szerint dolgozhat. Az ár sok tényezőtől függ, ilyen a feladat összetettsége, a távasszisztens szakmai tapasztalata, a szükséges rendelkezésre állás, valamint a felelősség nagysága. Egy egyszerű adatrögzítés jóval olcsóbb, mintha közösségi média menedzsmentről vagy összetett projektkoordinációról van szó.

De fontos tisztázni előre, hogy az óradíjba, a projektárba, a havi költségekbe pontosan milyen szolgáltatások tartoznak bele. Lényeges továbbá, hogyan számolják el a többletmunkát, valamint az is, hogy milyen feltételekkel módosítható a havi kapacitás. Ha ugyanis több munkára van szükség, akkor nem minden VA tud azonnal rendelkezésre állni vagy, ha igen, akkor azt csak plusz díjért teszi meg.

Milyen költségekkel jár egy alkalmazott?

A munkavállaló foglalkoztatásának költsége viszont nem merül ki a bruttó bérben. A munkáltatónak ugyanis számos egyéb befizetnivalóval is számolnia kell. A közterhek mellett a szükséges eszközökkel, a szoftverekkel, a toborzással, a betanítással, valamint a munkaviszonyhoz kapcsolatos adminisztrációval is számolnia kell a cégnek. Nem beszélve a fizetett szabadságról, valamint a távollétek megszervezéséről, amely szintén része a tervezésnek. A tényleges költség viszont munkakörtől, bérezéstől és az aktuális jogszabályoktól is függ.

Fizetett szabadság, rugalmasság és rendelkezésre állás

A VA és az alkalmazott közötti választásnál a munkavégzés kereteit is meg kell nézni. Mennyire fontos például, hogy valaki minden munkanap elérhető legyen? Ki gondoskodik a feladatok elvégzéséről szabadság vagy betegség alatt? Ezek a kérdések legalább annyira fontosak, mint maga a díjazás.

Kinek jár fizetett szabadság?

Aki teljes állásban dolgozik egy cégnél, ott a munka törvénykönyve alapján a dolgozó fizetett szabadság illeti meg. A munkáltatónak a távollétek idejére is meg kell oldania a feladatok ellátását, főleg akkor, ha a munkakörben folyamatos jelenlétre van szükség. A virtuális asszisztens ezzel szemben nem kap fizetett szabadságot, saját maga szervezi meg a pihenését. A kieső időszakok és az esetleges helyettesítés feltételeit ezért is fontos előre rögzíteni, hogy mindenki tisztában legyen a követelményekkel és a szabályokkal.

A virtuális asszisztens helyettesítése

Amennyiben egy virtuális asszisztens szabadságra megy, esetleg betegség miatt kiesik a munkából, a helyettesítése attól függ, hogy a felek korábban hogyan állapodtak meg. Van, aki vállal helyettesítést, másoknál a feladat későbbi teljesítése vagy egy másik szakember bevonása jelenthet megoldást.

A megbízónak tehát már a legelején tisztáznia kell, mi történik a sürgős feladatokkal, ki férhet hozzá a szükséges dokumentumokhoz, és hogyan biztosítható a folytonosság. Ez nagyon fontos, ha például a VA ügyfél kommunikációval foglalkozik vagy határidős adminisztrációt végez.

A virtuális asszisztens vagy alkalmazott?

A költségek összehasonlítása

A virtuális asszisztens foglalkoztatásának előnyei

A VA bevonása lehetőséget arra, hogy a vállalkozás olyan feladatoknál kapjon segítséget, ahol nem áll rendelkezésre teljes munkaidős dolgozó. A szolgáltatás főleg a kis- és középvállalkozásoknak lehet hasznos. Főleg azok veszik igénybe, akik szeretnék csökkenteni a vezetői adminisztratív terheket, vagy meghatározott szaktudású freelancert keresnek egy-egy munkafolyamathoz.

Emellett fontos előny lehet a virtuális asszisztens esetében, hogy az óradíja és a szolgáltatási csomagja a feladatokhoz igazítható, ezáltal a cég előre tervezheti a költségeit, ugyanúgy, ahogy egy alkalmazott esetében. Tehát ez semmiképpen sem lesz hátrány.

Ráadásul a vállalkozásnak nem kell csak a közvetlen környezetében szakembert keresnie, hiszen egy távolról dolgozó asszisztens egy laptop segítségével bárhonnan támogathatja a cég működését.

Mire érdemes figyelni virtuális asszisztens választásakor?

Ahogy fent említettük, sosem érdemes kizárólag az árak alapján dönteni. Érdemes megnézni, hogy milyen feladatokat vállal a szabadúszó, milyen rendszereket ismer, hogyan kommunikál, és mennyire pontosan tartja a határidőket. A választás akkor lesz a legegyszerűbb, ha kérünk referenciát, tisztázzuk az együttműködés feltételeit, és lehetőség szerint leteszteljük az adott személyt. Így még egy hosszabb megbízás előtt kiderülhet, hogy a virtuális asszisztens valóban passzol-e a céghez.

Az alkalmazott foglalkoztatásának előnyei

Egy új alkalmazott felvétele akkor lehet előnyös, ha a vállalatnak állandó plusz emberre van szüksége. A belső munkatárs idővel jobban megismerheti a vállalatot, az ügyfeleket, a céges folyamatokat, ami azért egy összetettebb feladatnál előnyt jelenthet. Nem beszélve arról, hogy az ügyvezető közvetlenül irányíthatja a napi munkát, bármikor adhat plusz feladatot, szervezheti át a teendőlistát.

Tudatos megrendelőként így csökkentheted az együttműködés kockázatait

A megfelelő szakember kiválasztása mellett a megbízó felkészültsége is meghatározza az együttműködés sikerét. Az XProjekt Tudatos Megrendelő programja abban segít, hogy a vállalkozók átgondoltabbak legyenek egy új szakember megbízásánál. Mert nem szabad kizárólag az ajánlatot nézni, hiszen legalább ennyire fontos a szakmai tapasztalat, a szolgáltatás tartalma, valamint a referenciák komolysága is. A tudatos megrendelő nem feltétlenül a legolcsóbb ajánlatot választja, hanem azt az embert keresi, aki a vállalkozás céljaihoz, lehetőségeihez és elvárásaihoz a legjobban illeszkedik.